Muslimin Sindangkerta

sukseskan wajib belajar 12 tahun

Mengenal Mail Merge

Posted by musliminsindangkerta pada 30 November 2010

1. Pengertian Mail Merge

Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan  menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali  saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master. Biasanya Mail Merge ini diperlukan di Sekolah untuk membuat SKHU sementara, SKKB, atau juga Kartu Siswa. Untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa sedikit, mungkin tidak perlu menggunakan fasilitas ini, Tapi untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa banyak, maka fasilitas ini diperlukan. Secara sederhana, Mail Merge merupakan penggabungan surat dengan satu format surat (satu halaman) tapi bisa di print sesuai dengan jumlah siswa dengan Nama dan identitas yang berbeda.

a.       Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data

Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara  surat yang satu dan surat lainnya. Sumber data adalah kumpulan informasi mengenai data  tertentu, misalnya nama dan alamat. Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan  Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Nama, Tanggal Lahir, Alamat, dsb. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu  data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record,

b. Langkah Membuat Mail Merge (office 2007)

1. Membuat Dokumen Master

Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat  dokumen   master   yang   berbentuk   surat.  Anda   dapat   mengetik   master   dokumen   atau  membuka dokumen yang sudah Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master  yang dibuat dengan Microsoft Office Word

Contoh Surat untuk Mail Merge

kop Surat

SURAT KETERANGAN KELAKUAN BAIK

Nomor : ………………………………….

Yang bertandatangan di bawah ini Kepala SMA Muslimin Sindangkerta Kecamatan Sindangkerta Kabupaten Bandung Barat Provinsi Jawa Barat, menerangkan bahwa:

Nama                                     : 

NISN                                      :

Tempat Tanggal Lahir    :

Nomor Induk Siswa        :

Siswa tersebut diatas berkelakuan baik selama belajar di SMA Muslimin Sindangkerta dan/atau selama di bawah pengawasan kami, dan tidak pernah terlibat tindakan kriminal, terlibat narkoba, atau hal-hal yang bersangkutan dengan pihak kepolisian.

Demikian surat keterangan kelakuan baik ini kami buat agar yang berkepentingan menjadi tahu adanya

Bandung Barat, … Juni 2010

Kepala Sekolah,

 

………………………..

NIP. …………………

Agar dokumen tidak hilang, pastikan Anda menyimpannya terlebih dahulu ke komputer,  misalnya dengan nama : “Surat SKKB 2010 ”.

2. Membuat Tabel Database sebagai Sumber Data

Ada beberapa cara untuk membuat tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya  akan digabungkan dengan dokumen surat utama. namun  yang paling mudah kita buat dulu tabel sumber datanya. Tabel sumber data bisa di buat di Microsoft Office Word atau Microsoft Office Excel.

langkah-langkahnya:

  • Buat Tabel sumber data

contoh tabel sumber data

  • Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai. contoh: “data siswa untuk SKKB”
  • Buka kembali surat yang tadi di simpan dengan nama “Surat SKKB 2010″ yang telah di buat. (dalam office 2007)
  • Arahkan kursor ke menu mailing lalu klik kiri.
  • cari sub menu dengan nama “select recipient” dalam menu mailing

  • maka akan muncul kotak dialog berikut

  • open tabel sumber data yang telah di buat tadi dengan nama “data siswa untuk SKKB”
  • Maka akan muncul kotak dialog berikut

  • klik sheet1$ lalu enter atau ok
  • untuk meng edit, klik sub menu edit recipient list dan akan muncul kotak dialog berikut

  • kalau sudah benar klik ok
  • kalau ada yang salah, atau ada data yang bertambah (tidak ingin di mail merge) maka centang harus dihilangkan pada data yang salah atau pada data yang tidak akan di merge kan
  • Selanjutnya simpan kursor di bagian untuk nama kemudian klik insert merge field seperti pada gambar

  • masukan field satu persatu sesuai dengan yang diinginkan/ditempatkan dalam surat
  • Setelah selesai, klik preview result seperti gambar berikut

maka selesai lah proses mail merge.

 

c. Mencetak Dokumen Mail Merge

Setelah dokumen mail merge selesai, Anda dapat mencetak dokumen mail merge yang telah di buat tadi dengan langkah langkah sebagai berikut

  • klik sub menu finish & merge pada menu mailing seperti gambar berikut

  • maka akan muncul kotak dialog berikut

  • Anda bisa print dokument keseluruhan, current record, atau berdasarkan halaman. tergantung kebutuhan
  • setelah itu baru klik ok
  • Selesai.. surat dalam bentuk Mail Merge telah di print

Selamat mencoba

Semoga Berguna

About these ads

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: